Compliance & Rechtliches

1. Wer wir sind

Tapflow ist eine KI-gestützte Recruiting-Plattform, die Unternehmen hilft, Top-Talente zu finden, zu bewerten und anzusprechen.

Wir erfassen Informationen in drei Kategorien:

Wir erheben Informationen, um unsere Dienste bereitzustellen und zu verbessern. Hier erfahren Sie, was wir erheben und warum.

Kontoinformationen. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensinformationen und Abrechnungsdetails, die bei der Registrierung angegeben werden.

Kandidatendaten. Berufliche Daten über Kandidaten, die über unsere Plattform gesourct werden, einschließlich:

• •Stellenbeschreibungen, Rollendetails, Outreach-Entwürfe und Chat-Konversationen unserer Nutzer
• •Kandidatenprofile aus öffentlichen professionellen Netzwerken und Datenanbietern
• •KI-generierte Bewertungen, Evaluierungen und Passungsanalysen
• •Angereicherte Kontaktinformationen wie verifizierte E-Mail-Adressen

Nutzungsdaten. Informationen über Ihre Nutzung unserer Plattform, einschließlich Feature-Nutzung, Sitzungsdaten und Leistungsmetriken.

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

• •Betrieb der Plattform — Kandidatensuche, KI-Bewertung und Outreach-Funktionen
• •Verbesserung unserer KI-Modelle durch aggregierte, anonymisierte Nutzungsdaten
• •Versand transaktionaler E-Mails — Kontoverifizierung, Passwortzurücksetzung und Abrechnungsbenachrichtigungen
• •Kundensupport und Beantwortung Ihrer Anfragen
• •Erkennung und Verhinderung von Betrug, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen
• •Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und Durchsetzung unserer Nutzungsbedingungen

We do not sell, rent, or share candidate personal data with third parties for marketing or advertising purposes.

4. Datenspeicherung & Sicherheit

Alle Daten werden bei Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Wir verwenden branchenübliche Sicherheitspraktiken.

5. Dienste Dritter

Wir arbeiten mit vertrauenswürdigen Drittanbietern zusammen, um unsere Dienste bereitzustellen:

• •KI-Verarbeitung KI-Modelle verarbeiten Kandidatendaten, um Bewertungen und Outreach-Empfehlungen zu generieren.
• •Datenanbieter Professionelle Netzwerk-Datenanbieter liefern Kandidatenprofilinformationen für das Sourcing.
• •Kontaktanreicherung Drittanbieter-Dienste verifizieren und reichern Kandidaten-Kontaktinformationen an.
• •Zahlungsabwicklung Zahlungsabwickler wickeln Abrechnungs- und Abonnementtransaktionen sicher ab.
• •Cloud-Infrastruktur Cloud-Infrastrukturanbieter hosten unsere Plattform mit Sicherheit auf Enterprise-Niveau.

6. Verkauf meiner Informationen untersagen

Wir verkaufen, vermieten oder handeln Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte zu Marketingzwecken.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• •Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben
• •Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten anfordern
• •Löschung Ihrer Daten anfordern ("Recht auf Vergessenwerden")
• •Ihre Daten in einem portablen, maschinenlesbaren Format exportieren
• •Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für bestimmte Zwecke einlegen
• •Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit widerrufen

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter contact@tapflowai.com.

8. Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre Daten auf, solange Ihr Konto aktiv ist. Nach Kontolöschung werden Daten innerhalb von 30 Tagen endgültig gelöscht.

9. Internationale Übertragungen

Ihre Daten können in Länder außerhalb Ihrer Gerichtsbarkeit übertragen werden. Wir stellen angemessene Schutzmaßnahmen sicher.

10. Datenschutz für Kinder

Tapflow richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen.

11. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie gelegentlich aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung mitgeteilt.

1. Annahme der Bedingungen

Durch den Zugriff auf oder die Nutzung von Tapflow stimmen Sie diesen Nutzungsbedingungen und unserer Datenschutzrichtlinie zu.

2. Leistungsbeschreibung

Tapflow ist eine KI-gestützte Recruiting-Plattform, die folgende Dienste bereitstellt:

• •KI-gestützte Kandidatensuche und Talentpool-Erstellung
• •Intelligente Kandidatenbewertung basierend auf den Anforderungen Ihrer Rolle
• •Automatisierter E-Mail-Outreach mit personalisierten, KI-generierten Nachrichten
• •Kontaktanreicherung und professionelle E-Mail-Ermittlung
• •Pipeline-Management und Kandidaten-Tracking-Tools
• •Analysen und Berichte zur Sourcing- und Outreach-Performance

3. Kontoverantwortlichkeiten

Sie sind für die Sicherheit Ihres Kontos und alle Aktivitäten verantwortlich, die unter Ihrem Konto stattfinden.

4. Zulässige Nutzung

Sie stimmen zu, Tapflow nicht für die folgenden verbotenen Aktivitäten zu nutzen:

• •Nutzung der Plattform für andere Zwecke als legitimes Recruiting und Talentsuche
• •Scraping, Sammeln oder Extrahieren von Daten mit automatisierten Tools
• •Versand von Spam, unaufgeforderten Massennachrichten oder irreführenden Kontaktaufnahmen
• •Versuch, unbefugten Zugang zu Konten oder Daten anderer Nutzer zu erlangen
• •Reverse-Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung der Plattform
• •Verstoß gegen geltende Gesetze, Vorschriften oder Rechte Dritter bei der Nutzung

5. KI-generierte Inhalte

Tapflow nutzt KI zur Erstellung von Kandidatenbewertungen, Outreach-Nachrichten und Sourcing-Empfehlungen. KI-Ausgaben sollten vor der Verwendung überprüft werden.

6. Abonnement & Abrechnung

Abonnementgebühren werden im Voraus berechnet. Guthaben wird bei Nutzung von Plattformfunktionen verbraucht.

7. Datenhoheit

Sie behalten das Eigentum an allen Daten, die Sie auf Tapflow hochladen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zur Erbringung des Service.

8. Haftungsbeschränkung

Die Haftung von Tapflow ist auf den Betrag begrenzt, den Sie in den zwölf Monaten vor dem Anspruch für den Service bezahlt haben.

9. Kündigung

Jede Partei kann diese Vereinbarung jederzeit kündigen. Nach Kündigung werden Ihre Daten 30 Tage lang aufbewahrt, bevor sie endgültig gelöscht werden.

10. Anwendbares Recht

Diese Bedingungen unterliegen geltendem Recht. Streitigkeiten werden durch verbindliches Schiedsverfahren beigelegt.

1. Professionelle Profildaten

Wir verarbeiten die folgenden Arten professioneller Profildaten im Rahmen unseres Talent-Sourcing-Service.

• •Name, Berufsbezeichnung und aktueller Arbeitgeber
• •Berufserfahrung, Ausbildung und fachliche Kompetenzen
• •Öffentliche professionelle Profil-URLs (z.B. LinkedIn)
• •Standort- und Brancheninformationen

2. Anreicherung von Kontaktinformationen

Wir nutzen Drittanbieter-Dienste, um verifizierte berufliche Kontaktinformationen für gesourcte Kandidaten zu finden.

• •Wir speichern angereicherte Kontaktdaten nicht über den Bedarf aktiver Recruiting-Projekte hinaus
• •E-Mail-Adressen werden vor der Verwendung verifiziert und bei Rücklauf oder Ungültigkeit verworfen
• •Kontaktdaten werden nie verkauft, an Dritte weitergegeben oder für Marketingzwecke verwendet
• •Nutzer können jederzeit die Löschung aller angereicherten Kontaktdaten anfordern

3. Wie wir diese Daten verwenden

Kandidatendaten werden ausschließlich für Talent-Sourcing und Recruiting-Aktivitäten verarbeitet.

• •Abgleich von Kandidaten mit den von unseren Nutzern definierten Jobanforderungen
• •KI-gestützte Bewertung und Rangfolge der Kandidatenpassung
• •Erstellung personalisierter Kontaktaufnahmen im Auftrag der Recruiter
• •Bereitstellung von Analysen und Einblicken in die Zusammensetzung des Talentpools
• •Anreicherung von Kandidatenprofilen mit öffentlich verfügbaren Berufsdaten

4. Datenverarbeitungsvertrag

Definitionen:

• •Verantwortlicher: Sie als Tapflow-Kunde handeln als Verantwortlicher, der die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmt.
• •Tapflow Technologies, Inc., die personenbezogene Daten im Auftrag und unter den Weisungen des Verantwortlichen verarbeitet. Tapflow handelt als Auftragsverarbeiter und verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen.
• •Die Organisation oder Person, die die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Kandidatendaten ueber die Tapflow-Plattform bestimmt. Der Verantwortliche bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Kandidatendaten über die Plattform.

5. Unterauftragsverarbeiter

Wir beauftragen vertrauenswürdige Unterauftragsverarbeiter, die jeweils an gleichwertige Datenschutzpflichten gebunden sind.

6. Sicherheitsmaßnahmen

Wir implementieren umfassende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

• •Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Abhängigkeitsaudits
• •Verschlüsselung von Daten bei Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (AES-256)
• •Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Least-Privilege-Richtlinien
• •Automatisierte Schwachstellenscans und Penetrationstests
• •Incident-Response-Verfahren mit definierten Eskalationspfaden
• •Sicherheitsschulungen für Mitarbeiter und Vertraulichkeitsvereinbarungen

7. Ihre Rechte

Betroffene haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Übertragbarkeit ihrer Daten.

• •Fordern Sie Zugriff auf alle personenbezogenen Daten an, die wir über Sie speichern
• •Berichtigung ungenauer personenbezogener Daten beantragen
• •Loeschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen, soweit gesetzlich zulaessig
• •Widersprechen Sie der Verarbeitung Ihrer Daten zu Rekrutierungszwecken
• •Widerspruch gegen den Verkauf oder die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Tapflow unterstützt Sie bei der Erfüllung von Betroffenenanfragen (Zugriff, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit) innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen. Wir stellen Werkzeuge bereit, um Kandidatendaten aus Ihren Projekten zu exportieren und zu löschen.

8. Meldung von Datenschutzverletzungen

Wir benachrichtigen Sie innerhalb von 72 Stunden nach Entdeckung über jede Datenpanne, die personenbezogene Daten betrifft.

9. Datenaufbewahrung & Löschung

Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den angegebenen Zweck erforderlich ist, und auf Anfrage oder bei Kontoschließung gelöscht.

10. Audits

Jede Partei kann mit angemessener Vorankündigung eine Compliance-Prüfung der Datenverarbeitungspraktiken anfordern.

1. Unser DSGVO-Versprechen

Tapflow verpflichtet sich zur vollständigen DSGVO-Konformität bei allen Datenverarbeitungsaktivitäten.

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• •Vertragserfüllung: Wir verarbeiten Daten, die zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen Ihnen als Tapflow-Kunde gegenüber notwendig sind.
• •Berechtigtes Interesse: Wir stützen uns auf berechtigtes Interesse für professionelles Outreach mit einer dokumentierten Abwägung für jeden Anwendungsfall.
• •Einwilligung: Wir holen eine ausdrückliche, informierte Einwilligung ein, bevor wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies nach der DSGVO erforderlich ist.

3. Von uns verwendete Cookies

Keine Werbecookies

4. Verwaltung von Cookies

Sie können Cookie-Präferenzen über Ihre Browser-Einstellungen oder unseren Cookie-Consent-Manager verwalten.

5. Rechte der betroffenen Personen gemäß DSGVO

Betroffene Personen haben nach der DSGVO spezifische Rechte bezüglich ihrer personenbezogenen Daten, die wir vollständig unterstützen.

• •Zugriff — Zugang zu allen personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie speichern.
• •Berichtigung — Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten anfordern.
• •Löschung — Dauerhafte Löschung Ihrer personenbezogenen Daten aus unseren Systemen anfordern.
• •Einschränkung — Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Bedingungen anfordern.
• •Portabilität — Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten.
• •Widerspruch — Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke widersprechen.

Reichen Sie Anfragen ueber das Kontaktformular auf unserer Datenschutzseite ein oder senden Sie eine E-Mail direkt an privacy@tapflowai.com.

6. Datenübermittlungen über Grenzen hinweg

Bei Datenübertragungen außerhalb des EWR verwenden wir Standardvertragsklauseln und andere genehmigte Mechanismen.

1. Der suchplanbasierte Ansatz

Jede Suchplan ist ein vollständiger, adaptiver Workflow, der sich basierend auf gefundenen Ergebnissen weiterentwickelt.

• •Späher — Führt Multi-Source-Kandidatensuchen über professionelle Netzwerke und Datenbanken durch.
• •Analysieren — Bewertet Kandidatenprofile anhand Ihrer Anforderungen mittels mehrdimensionaler Bewertung.
• •Shortlist — Erstellt eine ranggeordnete Shortlist der besten Kandidaten basierend auf mehrdimensionaler Bewertung.
• •Anreichern — Reichert Kandidatenprofile mit verifizierten Kontaktinformationen und zusätzlichen Berufsdaten an.
• •Kontaktaufnahme — Generiert personalisierte Outreach-E-Mails, die auf die einzigartige Karrieregeschichte jedes Kandidaten zugeschnitten sind.

Jeder Suchplan ist ein vollständiger Recruiting-Workflow, der sich basierend auf Echtzeitergebnissen anpasst – keine einzelne statische Abfrage.

2. Multi-Agenten-Architektur

Tapflow nutzt ein Team spezialisierter KI-Agenten, die zusammenarbeiten, um umfassende Recruiting-Ergebnisse zu liefern.

• •Rollenagent — Interpretiert Ihre Stellenbeschreibung und erstellt eine strukturierte Beschreibung der Rolle mit gewichteten Kriterien.
• •Talent-Scout — Entdeckt und identifiziert potenzielle Kandidaten aus diversen Quellen und professionellen Netzwerken.
• •— Erfasst die Rolle anhand Ihrer Anforderungen — Erstellt ein strukturiertes Verständnis der Rolle durch Interpretation Ihrer Jobanforderungen und Präferenzen.
• •QA-Agent — Überprüft und validiert KI-Ausgaben auf Qualität, Genauigkeit und Konsistenz, bevor Ergebnisse präsentiert werden.
• •Suchplan-Stratege — Plant mehrstufige Sourcing-Strategien, die auf Ihre spezifischen Rollenanforderungen und Marktbedingungen zugeschnitten sind.
• •Kontaktaufnahme-Spezialist — Erstellt personalisierte Outreach-Nachrichten, die den spezifischen Hintergrund und die Erfolge jedes Kandidaten referenzieren.

3. Tiefgehende Kandidatenbewertung

Kandidaten werden nach technischen Fähigkeiten, Erfahrungstiefe, Senioritätspassung, Branchenfit, Wachstumskurve und Führungssignalen bewertet.

• •Kandidatenbewertung. Jeder Kandidat wird über mehrere Dimensionen bewertet, einschließlich Fähigkeiten, Erfahrung und kultureller Passung.
• •Karriere-DNA-Analyse. Analysiert Karriereverlaufsmuster, um verborgene Stärken und Wachstumspotenzial bei Kandidaten zu identifizieren.
• •Erkennung verborgener Talente. Identifiziert Kandidaten mit hohem Potenzial, die von traditionellen Keyword-Suchen übersehen werden könnten.
• •Risikoradar. Markiert potenzielle Bedenken wie häufige Jobwechsel, Karrierelücken oder nicht übereinstimmende Verlaufsmuster.

Jede Dimension wird basierend auf der spezifischen Rolle gewichtet. Eine Senior-Position im Ingenieurwesen priorisiert technische Tiefe; eine Vertriebsleitung priorisiert Umsatzwirkung und Erfahrung im Teambuilding.

4. Adaptive Strategie

Das System passt seinen Ansatz kontinuierlich anhand der Echtzeit-Ergebnisse an, um die Kandidatenqualität zu optimieren.

• •Erweitert Suchparameter, wenn der Talentpool zu eng ist
• •Verschärft Kriterien, wenn Ergebnisse zu viele unqualifizierte Kandidaten enthalten
• •Passt Erfahrungs- und Senioritätsfilter an die Marktverfügbarkeit an
• •Gewichtet Bewertungsdimensionen neu, wenn Erstergebnisse zu einem Profiltyp tendieren

5. Mensch im Prozess

Jeder kritische Entscheidungspunkt umfasst menschliche Überprüfung, um Qualität und Fairness im Einstellungsprozess zu gewährleisten.

• •Planfreigabe. Sie überprüfen und genehmigen den Suchplan, bevor das Sourcing beginnt — volle Kontrolle bei jedem Schritt.
• •Transparente Begründung. Jede KI-Entscheidung wird mit einer klaren Erklärung der Bewertungslogik und Empfehlungen begründet.
• •Kurskorrektur. Passt die Suchstrategie automatisch an, wenn erste Ergebnisse die Qualitätsschwellen nicht erreichen.
• •Endgültige Entscheidung. Alle KI-Empfehlungen unterliegen menschlicher Überprüfung — Sie treffen immer die endgültige Einstellungsentscheidung.

6. KI-Einschränkungen

Wir sind transparent bezüglich der Grenzen von KI im Recruiting und ermutigen Nutzer, ihr Urteilsvermögen einzusetzen.

• •KI kann bei ungewöhnlichen Karrierewegen oder nicht-traditionellen Hintergründen ungenaue Bewertungen liefern
• •Die Bewertungsgenauigkeit hängt von der Vollständigkeit öffentlich verfügbarer Berufsdaten ab
• •KI-generierte Kontaktaufnahmen müssen möglicherweise auf Ton und kulturelle Nuancen geprüft werden
• •Automatisierte Entscheidungen sollten immer von einem menschlichen Recruiter validiert werden

7. Kandidatenbenachrichtigung

Kandidaten werden darüber informiert, wie ihre Daten in KI-gestützten Bewertungsprozessen verwendet werden.

8. Daten & KI-Training

Wir verwenden anonymisierte, aggregierte Daten zur Verbesserung der Modellgenauigkeit. Individuelle Daten werden nie ohne Zustimmung für Training verwendet.

9. Bias-Minderung

Wir überwachen und reduzieren aktiv Verzerrungen in der KI-Bewertung durch diverse Trainingsdaten und regelmäßige Audits.

1. Unser Ansatz für die Ansprache

Wir ermöglichen professionelles Recruiting-Outreach unter strikter Einhaltung der E-Mail-Vorschriften.

2. CAN-SPAM-Konformität

Unsere Plattform ist so konzipiert, dass sie die CAN-SPAM-Anforderungen für alle Outreach-E-Mails erfüllt.

• •Korrekte Header. Alle E-Mail-Header identifizieren den Absender korrekt. Es werden keine gefälschten oder irreführenden Adressen verwendet.
• •Nicht irreführende Betreffzeilen. Betreffzeilen spiegeln den E-Mail-Inhalt korrekt wider. Es werden keine irreführenden Betreffzeilen verwendet.
• •Alle E-Mails identifizieren den Absender korrekt. Keine gefälschten "From"- oder "Reply-To"-Adressen. Alle E-Mails identifizieren sich klar als professionelles Recruiting-Outreach, nicht als persönliche Korrespondenz.
• •Physische Adresse. Alle Outreach-E-Mails enthalten eine gültige physische Postadresse gemäß CAN-SPAM.
• •Abmeldemechanismus. Jede Outreach-E-Mail enthält einen klaren Ein-Klick-Abmeldelink, der sofort verarbeitet wird.

3. DSGVO-konforme Ansprache

Unsere Outreach-Praktiken entsprechen den DSGVO-Anforderungen für berufliche Kommunikation.

• •Kontaktaufnahme beschränkt sich auf den beruflichen Kontext — Kandidaten werden zu relevanten Karrieremöglichkeiten kontaktiert
• •Wir stützen uns auf berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage mit dokumentierter Abwägung
• •Jede Outreach-E-Mail enthält einen klaren und einfach nutzbaren Abmeldemechanismus
• •Abmeldeanfragen werden innerhalb von 24 Stunden bearbeitet und auf eine permanente Sperrliste gesetzt
• •Wir führen Aufzeichnungen über alle Outreach-Aktivitäten für Compliance-Prüfungen

4. Ethik der E-Mail-Anreicherung

Wir verwenden nur ethische, konsensbasierte Datenquellen für die Kontaktanreicherung und respektieren die Privatsphäre der Kandidaten.

5. Abmeldung & Nicht-Kontaktieren

Wir bieten robuste Abmeldemechanismen und pflegen eine globale Sperrliste, die in allen Kampagnen respektiert wird.

6. Ihre Verantwortlichkeiten

Als Tapflow-Nutzer sind Sie verantwortlich für den ethischen und rechtskonformen Einsatz unserer Outreach-Tools.

• •Sicherstellen, dass Ihre Kontaktaufnahme für den beruflichen Hintergrund des Kandidaten relevant ist
• •Überprüfung und Freigabe KI-generierter Nachrichten vor dem Versand
• •Prompte Bearbeitung von Abmeldeanfragen und Pflege Ihrer Sperrliste
• •Einhaltung aller geltenden lokalen und internationalen E-Mail-Vorschriften
• •Meldung von Missbrauchsverdacht oder Compliance-Verstößen an unser Team

7. Missbrauch melden

Wenn Sie glauben, dass über Tapflow gesendetes Outreach gegen unsere Richtlinien verstößt, melden Sie es an contact@tapflowai.com.